如何制定统一的采购文件范本

　　统一的采购文件范本是指在编制政府采购文件时可做示范的实用性文本。制定采购文件范本是每个集中采购机构组织实施政府采购活动规范化、标准化的重要标志，是规范政府采购行为的重要环节。现笔者结合本省省级政府采购中心与部分地市政府采购中心联合修订、制定统一采购文件范本的实践活动，谈谈个人看法。 

       制定范本的目标和原则 

　　为了保证编制采购文件范本工作高效、有序的进行，在编制采购文件范本工作开始之初，在充分讨论和统一思想的基础上应确定工作目标、原则等制定采购文件范本工作的核心问题。 

　　在这项工作进行的过程中，应始终坚持其工作目标：建立和制订采购文件范本，减少编制采购文件时的差错，提高政府采购前期工作效率，实现采购文件的规范化。此外，在修改制定采购文件范本中应遵循以下几个原则。 

　　依据《政府采购法》、《招投标法》及相关法规政策。采购文件范本是日常编制政府采购文件时的示范性样本，它必须全面反映和实现我国政府采购方面法律法规及国家政策的意图；这些法律法规、政策意图应充分体现在政府采购活动的各个环节中，且在采购文件范本中应描写表述准确、清楚，特别是在合格供应商的资格条件和资质、采购的商品、评标程序、评标办法等方面尤其要做到。当其他方面的法律法规、政策规定与政府采购规定不符合时，应优先考虑按政府采购相关法律法规的规定执行；国际惯例、世界银行范本只能作为编制采购文件时的借鉴与参考，不能作为影响政府采购法律法规、政策施行的依据和理由。 

　　采购文件范本应使使用者在编制采购文件时简便，解决以往普遍存在的同一内容在采购文件中反复出现的问题。例如，在以往某些采购文件中，“合格供应商的资格要求”在招标文件中的“招标公告”、“投标人须知”、“投标文件格式”、“评标办法”等四处都有同样的表述，修改采购文件时很容易遗漏、出错。笔者认为，采购文件范本应做到相同的内容一般只出现一次，最多不超过二次，使采购文件日常编制工作简便、易操作，同时，减少采购人参与编写采购文件和供应商阅读时的不方便。采购文件范本内容应保持完整，特别是在“投标文件格式及内容”方面内容的设计上应非常注意，不能引导投标人犯低级错误。从实践中发现，修订后的采购文件范本的纸质文件由过去的四十多页减少到二十页左右，不但提高了采购效率，而且在某种程度上说节约了社会资源。 

　　有利于电子化建设。电子化是政府采购改革不可避免的发展趋势之一，为此，采购文件范本应考虑到适应政府采购电子化建设发展的需要，特别是网上传输、网上开评标的需要。 

　　体现本土文化和集中采购机构的特点。采购文件范本应体现我国文化和汉语写作的规则，解决当前普遍存在的英文书写格式和英文直译所产生的生涩、难懂的语言表述及表述不恰当等问题。政府采购中心应对采购文件范本的字型、字号、页边距、行间距、书写格式和页码位置等做出统一规定，体现集中采购机构规范化的特点。  

       采购文件范本结构及内容 

　　首先，笔者想谈论采购文件范本的种类。按采购方式分，采购文件可以分为公开招标文件、邀请招标文件、竞争性谈判文件、询价文件和单一来源采购文件范本；按采购行为的不同，不同采购方式的货物类、工程类、服务类采购文件有不同的范本，如同是公开招标的采购文件，货物类、工程类、服务类的采购项目，其公开招标文件可能不同。 

　　从广义来说，采购文件范本的范围还应包括政府采购活动中所涉及到的其他文件范本。例如：评审报告、评审结果确认函、中标通知书等在政府采购活动中经常使用的需要标准化、规范化的书面文件。 

　　修订后的采购文件范本的结构一般分为采购文件主件和附件两部分。主件部分的内容对该项目针对性强，属于应知、应会和供应商必须认真解读和应答的问题；附件部分的内容属于常识性、共性的，供应商只要参加过政府采购中心组织的政府采购活动后，就不需要每次对这部分内容花费更多的时间进行阅读、研究。 

　　采购文件范本的具体结构和内容以货物类公开招标文件为例。其主件部分分为：招标公告、项目基本内容及要求、合同专用条款、投标文件格式及内容、项目需求和评标办法五个部分。其中：项目基本内容及要求章节，以表格的形式公布采购项目名称、采购单位、评审方法、合格投标人的资格条件、采购内容、交货时间及地点、最高限价、领取招标文件时间及地点、接收投标文件截止时间及开标时间、投标文件份数、评审委员会组成和下载“投标人须知”的网址及专栏等二十多条（根据项目的具体情况确定多少）采购项目的核心内容信息。让供应商一目了然地看到该项目的概况。 

　　合同专用条款章节，明确了该项目的专门要求和区别其他项目的条款。同时，告知下载“合同条款、合同格式”的网址及专栏。如果该项目没有专门要求的，在采购文件中可以不保留这个章节。投标文件格式及内容章节，以表格的形式告知投标文件应必备的内容及格式，包括符合性证明材料、资格性证明材料和其他需要提供的材料，并为投标人提供了投标函、开标一览表、供应商自觉抵制政府采购领域商业贿赂行为承诺书等十几个固定格式。评标办法章节主要明确了该项目所采用的评标方法及评标标准、分值等。不再说明、叙述评标要求、评标程序等常识性的内容。
 
　　附件部分有货物类采购公开招标项目投标人须知、合同条款、合同格式、政府采购集中采购项目验收报告单。其中：货物类采购公开招标项目投标人须知，把采购人应知的总则、招标文件、投标文件、投标文件的递交、开标与评标、授予合同等方面的内容约定得详细、具体、清楚。合同条款，依据《政府采购法》、《合同法》及相关法规把合同术语定义及当事人的权益和义务等方面约定得清楚、准确、完整。 

       制定范本引发的思考 

　　统一的采购文件范本，在狭义上是一个集中采购机构内使用的采购文件范本要统一；在广义上应是在一定的行政区域内乃至全国范围使用的采购文件范本要统一。 

　　在集中采购机构管理体制不统一的前提下，采购文件范本难以在一定的区域内统一，更做不到全国范围的统一。不是统一的规范，必然会出现规范中的不规范；不是统一的标准，必然会出现标准中的不标准。这个问题应引起全国同行和全社会关心、关注政府采购事业发展群体的深刻思考。作为从事政府采购工作的我们来说，不仅要看到现象，还要看到问题的本质，共同研究解决我国现存的管理体制影响和制约政府采购事业发展的问题。